อภิธานศัพท์: คำที่พบบ่อยในงานเอกสารราชการและงานรับรองเอกสาร

เป็นอีกชื่อหนึ่งที่หลายประเทศใช้เรียกหนังสือรับรองความประพฤติ ในบริบทของประเทศไทยหมายถึงเอกสารเดียวกับ Police Clearance Certificate ที่ออกโดยกองบัญชาการตำรวจสันติบาล หากไม่แน่ใจ ให้ส่งข้อความต้นฉบับจากปลายทางมาให้เราตรวจ

ประเทศไทยไม่มีระบบผู้แปลสาบานตนแบบเดียวกับบางประเทศในยุโรป แนวทางที่ใช้ทั่วไปคือคำแปลที่ผ่านการรับรองนิติกรณ์จากกรมการกงสุล หากปลายทางระบุว่าต้องการ sworn translator ควรสอบถามว่ายอมรับแนวทางของไทยในรูปแบบใดแทนได้

ขึ้นอยู่กับผู้รับเอกสาร บางแห่งรับเฉพาะสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกเอกสารรับรอง บางแห่งรับสำเนาที่ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารรับรอง และบางแห่งรับสำเนาที่สถานทูตรับรอง ควรถามให้ชัดก่อนดำเนินการ

Notarised หมายถึงเอกสารผ่านการรับรองลายมือชื่อหรือรับรองสำเนาโดยผู้มีอำนาจรับรองแล้ว ส่วน Legalised หมายถึงเอกสารผ่านการรับรองนิติกรณ์โดยหน่วยงานรัฐเพื่อให้ใช้ในต่างประเทศได้ หลายกรณีต้องทำทั้งสองอย่างต่อเนื่องกัน

เพราะผู้ร่างข้อกำหนดมักเขียนตามระบบที่คุ้นเคย โดยไม่ได้ตรวจว่าประเทศต้นทางใช้กลไกใด แนวทางที่ถูกต้องคือแจ้งปลายทางว่าเอกสารไทยใช้กลไกใด แล้วขอให้ยืนยันว่ารูปแบบนั้นรับได้หรือไม่ ก่อนเริ่มขั้นตอนการรับรอง

โดยทั่วไปหมายถึงเอกสารที่ผ่านการรับรองจากหน่วยงานที่มีอำนาจ ซึ่งอาจเป็นสถานทูต กระทรวงการต่างประเทศ หรือผู้รับรองอื่น ขึ้นอยู่กับบริบทของประเทศที่ใช้คำนี้ ควรขอให้ปลายทางระบุชื่อหน่วยงานที่ต้องรับรองให้ชัดเจน