Notary Public และ Apostille: รับรองลายมือชื่อและเอกสารเพื่อใช้ในต่างประเทศ

ไม่มีตำแหน่ง Notary Public ในความหมายเดียวกับประเทศคอมมอนลอว์ แต่มีทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ซึ่งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความและทำหน้าที่ใกล้เคียงกัน เอกสารที่รับรองโดยผู้มีคุณสมบัตินี้เป็นที่ยอมรับในหลายประเทศเมื่อผ่านการรับรองต่อครบชั้น

สำหรับการรับรองลายมือชื่อ ผู้ลงนามต้องมาลงนามต่อหน้าผู้รับรองพร้อมแสดงเอกสารแสดงตนฉบับจริง ส่วนการรับรองสำเนาถูกต้องของเอกสารบางประเภทอาจไม่ต้องให้เจ้าของเอกสารมาด้วยตนเอง ขึ้นอยู่กับประเภทงาน

รับรองได้ แต่หากปลายทางใช้ภาษาอื่น มักต้องมีฉบับแปลควบคู่ไปด้วย และในหลายกรณีการรับรองจะทำบนชุดที่มีทั้งต้นฉบับและฉบับแปลเย็บติดกัน จึงควรวางแผนงานแปลกับงานรับรองไปพร้อมกัน

รูปแบบและช่องทางการรับรองที่ใช้ได้ขึ้นอยู่กับสถานะทางกฎหมายและประกาศของหน่วยงานในขณะนั้น รวมถึงข้อกำหนดของประเทศปลายทาง เราแนะนำให้ตรวจสอบกับกรมการกงสุลและหน่วยงานปลายทางก่อนทุกครั้ง แล้วจึงเลือกแนวทางที่เหมาะสม เราจะช่วยประสานตามผลที่ได้รับ

การรับรองลายมือชื่อทำได้ภายในวันเดียวหากเอกสารพร้อมและผู้ลงนามมาตามนัด ส่วนขั้นตอนรับรองต่อที่กรมการกงสุลใช้เวลาประมาณ 2–5 วันทำการ และขั้นตอนที่สถานทูตขึ้นอยู่กับแต่ละแห่ง จึงควรเผื่อเวลารวมอย่างน้อยหนึ่งถึงสองสัปดาห์

ได้ เอกสารที่พบบ่อยคือหนังสือรับรองบริษัท บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น มติที่ประชุม และหนังสือมอบอำนาจของนิติบุคคล โดยผู้มีอำนาจลงนามต้องมาลงนามต่อหน้าพร้อมเอกสารแสดงอำนาจที่เป็นปัจจุบัน