Notary Public ในประเทศไทยคืออะไร ต่างจาก Apostille อย่างไร

ในประเทศไทย งานลักษณะ Notary Public ดำเนินการโดยทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ซึ่งขึ้นทะเบียนตามระเบียบของสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์

หน้าที่หลักคือรับรองว่าผู้ลงนามได้ลงลายมือชื่อต่อหน้าจริง หรือรับรองว่าสำเนาถูกต้องตรงกับต้นฉบับ ไม่ใช่การรับรองว่าเนื้อหาในเอกสารเป็นความจริง

Apostille เป็นรูปแบบการรับรองภายใต้อนุสัญญาระหว่างประเทศฉบับหนึ่ง ซึ่งใช้ระหว่างประเทศภาคี เอกสารจากประเทศไทยจึงมักใช้เส้นทางรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลและการรับรองของสถานทูตปลายทางแทน

สิ่งที่ควรทำก่อนเริ่มคือถามหน่วยงานปลายทางตรง ๆ ว่าต้องการเอกสารในรูปแบบใด แล้วจึงวางลำดับงานตามนั้น การเดาว่าต้อง Apostille แล้วเดินเรื่องผิดทางทำให้เสียเวลามาก

กลุ่มที่พบบ่อยคือหนังสือมอบอำนาจสำหรับธุรกรรมในต่างประเทศ สำเนาหนังสือเดินทางสำหรับเปิดบัญชีหรือจดทะเบียนบริษัทในต่างประเทศ และเอกสารบริษัท เช่น หนังสือรับรองและบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น

อีกกลุ่มคือเอกสารการศึกษาและเอกสารส่วนบุคคลที่สถาบันปลายทางขอให้รับรองสำเนาก่อนพิจารณา

ผู้ลงนามต้องมาด้วยตนเองพร้อมเอกสารประจำตัวตัวจริง และหากลงนามในนามนิติบุคคล ต้องมีหลักฐานอำนาจการลงนามตามหนังสือรับรองบริษัท

เอกสารที่จะลงนามควรเป็นฉบับสมบูรณ์แล้ว ไม่ควรมีช่องว่างที่ยังไม่กรอก เพราะผู้รับรองต้องรับรองเอกสารในสภาพที่ลงนามจริง