แปลเอกสารราชการและรับรองกงสุล ทำตามลำดับใดจึงจะไม่ถูกตีกลับ

เอกสารราชการไทยที่จะนำไปใช้ต่างประเทศมักต้องผ่านสองงานคู่กันเสมอ คืองานแปลและงานรับรอง ทั้งสองงานมีลำดับที่ตายตัว และการสลับลำดับทำให้เอกสารถูกปฏิเสธ

ลำดับมาตรฐานคือเตรียมต้นฉบับให้ครบและอ่านได้ แปลโดยผู้แปลที่คุ้นเคยกับเอกสารราชการ รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล แล้วจึงนำไปรับรองต่อที่สถานทูตปลายทางหากกำหนด

ชุดเอกสารหนึ่งชุดมักมีชื่อบุคคล ชื่อหน่วยงาน และชื่อสถานที่ซ้ำกันหลายฉบับ ถ้าผู้แปลแต่ละฉบับเลือกคำต่างกัน เอกสารจะดูเหมือนคนละคนหรือคนละหน่วยงานในสายตาผู้ตรวจ

วิธีป้องกันคือทำรายการคำแปลมาตรฐานตั้งแต่ก่อนเริ่มแปล โดยยึดการสะกดชื่อตามหนังสือเดินทางเป็นหลัก แล้วใช้รายการเดียวกันกับทุกฉบับในชุด

เอกสารเก่าที่ตัวอักษรเลือน ตราประทับจาง หรือมีรอยชำรุด มักผ่านขั้นรับรองยาก ทางที่เร็วกว่าคือคัดสำเนาใหม่จากหน่วยงานต้นเรื่องก่อน แล้วค่อยเข้าสู่งานแปล

กรณีเอกสารที่ออกจากหน่วยงานท้องถิ่น ควรตรวจว่ามีตราประทับและลายมือชื่อผู้มีอำนาจครบถ้วน เพราะเป็นสิ่งที่ผู้รับรองตรวจเป็นอันดับแรก

ขึ้นกับข้อกำหนดของผู้รับเอกสารปลายทาง หลายประเทศในยุโรปและเอเชียตะวันออกกำหนดให้รับรองที่สถานทูตของตนหลังผ่านนิติกรณ์แล้ว ขณะที่บางปลายทางรับเพียงคำแปลที่รับรองความถูกต้อง

ควรขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม เพราะขั้นตอนสถานทูตมีทั้งค่าธรรมเนียมและคิวที่ควบคุมไม่ได้