ตรวจประวัติพนักงานอย่างไรให้ถูกต้อง เป็นธรรม และใช้ได้จริงกับงาน HR

องค์กรจำนวนมากกำหนดให้ผู้สมัครยื่นเอกสารตรวจประวัติก่อนเริ่มงาน โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับเงิน ข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ป่วย เด็ก หรือการเข้าถึงบ้านของลูกค้า

สิ่งที่ทำให้กระบวนการนี้ปลอดภัยสำหรับองค์กรคือความสม่ำเสมอ ทุกคนในตำแหน่งเดียวกันต้องผ่านเกณฑ์เดียวกัน และต้องมีความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรทุกราย

หนังสือให้ความยินยอมควรระบุว่าจะตรวจข้อมูลใด ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด เก็บไว้นานเท่าใด และใครเข้าถึงได้ ผู้สมัครต้องลงนามด้วยความสมัครใจก่อนเริ่มกระบวนการ

การตรวจโดยไม่มีความยินยอม หรือใช้ข้อมูลเกินวัตถุประสงค์ที่แจ้งไว้ เป็นความเสี่ยงทางกฎหมายที่องค์กรควรหลีกเลี่ยงอย่างเด็ดขาด

ขอบเขตการตรวจควรสัมพันธ์กับความเสี่ยงของตำแหน่ง ตำแหน่งที่ดูแลเงินสดหรือข้อมูลอ่อนไหวย่อมมีเหตุผลรองรับมากกว่าตำแหน่งทั่วไป

การใช้เกณฑ์เดียวกับทุกตำแหน่งโดยไม่แยกความเสี่ยงมักสร้างภาระเกินจำเป็นให้ผู้สมัคร และทำให้กระบวนการช้าลงทั้งระบบ

หากพบข้อมูลที่กระทบการพิจารณา ควรเปิดโอกาสให้ผู้สมัครชี้แจงก่อนตัดสินใจ และควรบันทึกเหตุผลการตัดสินใจไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

องค์กรควรกำหนดไว้ล่วงหน้าว่าเรื่องประเภทใดมีผลต่อการจ้างงานในตำแหน่งใด เพื่อไม่ให้การตัดสินใจขึ้นกับดุลพินิจของแต่ละบุคคล