ตรวจประวัติพนักงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: ทำอย่างไรให้ถูกต้อง
คำตอบสั้น
ธุรกิจขนาดเล็กควรตรวจประวัติเฉพาะตำแหน่งที่มีเหตุผล เช่น ดูแลเงินสด ทรัพย์สินลูกค้า หรือเด็ก โดยแจ้งวัตถุประสงค์และขอความยินยอมจากผู้สมัครก่อน ให้ผู้สมัครตรวจผ่านช่องทางของกองทะเบียนประวัติอาชญากร แล้วพิจารณาผลเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับงาน และกำหนดวันลบข้อมูลไว้ล่วงหน้า
| ตรวจเมื่อ | ตำแหน่งที่มีเหตุผลเกี่ยวกับงาน |
|---|---|
| ก่อนตรวจ | แจ้งวัตถุประสงค์และขอความยินยอม |
| ช่องทาง | กองทะเบียนประวัติอาชญากร |
| หลังตรวจ | จำกัดผู้เข้าถึงและลบตามกำหนด |
ขั้นที่ 1: เลือกตำแหน่งที่ต้องตรวจ
| ตำแหน่ง | ควรตรวจไหม | เหตุผล |
|---|---|---|
| แคชเชียร์ ผู้ดูแลเงินสด | ควร | เกี่ยวกับเงินโดยตรง |
| คนขับรถส่งของถึงบ้านลูกค้า | ควร | เข้าถึงทรัพย์สินและบ้านลูกค้า |
| พี่เลี้ยงหรือครูพิเศษ | ควร | ทำงานกับเด็ก |
| พนักงานออกแบบกราฟิก | มักไม่จำเป็น | ไม่มีเหตุผลเกี่ยวกับงานชัดเจน |
ขั้นที่ 2: แบบยินยอมต้องมีอะไร
- ตรวจเพื่ออะไรและใช้กับตำแหน่งใด
- ใครจะเห็นผล
- เก็บผลนานเท่าไรและลบอย่างไร
- สิทธิ์ของผู้สมัครในการชี้แจงก่อนตัดสินใจ
ขั้นที่ 3: ส่งตรวจ
วิธีที่ง่ายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือให้ผู้สมัครจองคิวและตรวจด้วยตนเอง แล้วนำผลมาแสดง บริษัทอาจช่วยออกค่าใช้จ่ายหรือออกหนังสือระบุวัตถุประสงค์ตามที่ระบบกำหนด
ขั้นที่ 4: พิจารณาผลอย่างเป็นธรรม
- ดูว่าประวัติที่พบเกี่ยวกับหน้าที่ของตำแหน่งหรือไม่
- ดูระยะเวลาที่ผ่านมาและความรุนแรง
- เปิดโอกาสให้ผู้สมัครชี้แจง
- บันทึกเหตุผลการตัดสินใจ
ขั้นที่ 5: เก็บและลบข้อมูล
เก็บผลไว้ในที่ที่ล็อกได้ เฉพาะผู้มีหน้าที่เข้าถึง และลบเมื่อพ้นความจำเป็นตามที่แจ้งไว้ ไม่ส่งต่อในแชตกลุ่มหรืออีเมลที่มีผู้รับหลายคน
ตัวอย่างจำลอง
ร้านกาแฟสมมุติสามสาขาตรวจเฉพาะผู้จัดการสาขาที่ปิดยอดเงินสด และให้เจ้าของร้านเพียงคนเดียวเห็นผล ตัวอย่างนี้ใช้อธิบาย ไม่ใช่เคสลูกค้าจริงและไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
คำถามที่คนถามต่อบ่อย
ผู้สมัครปฏิเสธไม่ให้ตรวจได้ไหม
ได้ และบริษัทควรแจ้งตั้งแต่ต้นว่าตำแหน่งนั้นต้องผ่านการตรวจ ถ้าผู้สมัครไม่ยินยอม บริษัทพิจารณาตามนโยบายที่ประกาศไว้ล่วงหน้า
ตรวจพนักงานเก่าที่ทำงานอยู่แล้วได้ไหม
ทำได้เมื่อมีเหตุผลเกี่ยวกับงาน เช่น ย้ายไปตำแหน่งดูแลเงิน และต้องแจ้งวัตถุประสงค์พร้อมขอความยินยอมเหมือนผู้สมัครใหม่
ใช้บริการตรวจประวัติจากเว็บไซต์ทั่วไปได้ไหม
ระวังผู้ให้บริการที่อ้างว่าค้นประวัติได้โดยไม่ต้องใช้ลายนิ้วมือหรือความยินยอม ผลอาจไม่ถูกต้องและเสี่ยงผิดกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
ตัวอย่างข้อความแจ้งผู้สมัคร
ข้อความที่ดีควรสั้นและชัด เช่น “ตำแหน่งนี้ดูแลเงินสดของร้าน บริษัทจึงขอให้ผู้ผ่านการคัดเลือกตรวจประวัติอาชญากรรมผ่านกองทะเบียนประวัติอาชญากร ผลจะเห็นเฉพาะเจ้าของร้าน และจะลบภายในเวลาที่กำหนดหลังตัดสินใจ หากพบประวัติ บริษัทจะเปิดโอกาสให้ชี้แจงก่อนตัดสินใจ” ข้อความลักษณะนี้ช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจเหตุผล และช่วยให้บริษัทมีหลักฐานว่าแจ้งวัตถุประสงค์ไว้ล่วงหน้า ควรให้ที่ปรึกษากฎหมายตรวจถ้อยคำก่อนใช้จริง
ตรวจซ้ำตามรอบหรือไม่
บางธุรกิจกำหนดให้ตรวจซ้ำเมื่อพนักงานเปลี่ยนตำแหน่ง หรือเมื่อทำสัญญากับลูกค้าที่กำหนดให้ตรวจ ให้เขียนรอบการตรวจซ้ำไว้ในนโยบายตั้งแต่ต้น และแจ้งพนักงานล่วงหน้าทุกครั้ง